Ön Muhasebe Nedir?

İş hayatınızda ticari süreçlerinizin yönetimi, en hayati konulardan biridir. Gelir ve giderlerinizin tüm kalemlerinin doğru yönetimi, sürdürülebilir bir finansal yapı açısından can kurtaran bütünleşik bir sistematiktir. Gelir gider yönetimi, temelde tahsilatlarınız ve ödemelerinize dayanır. Müşterilerinizden elde ettiğiniz gelirleriniz, tedarikçilerinize, çalışanlarınıza, bankalara, sigorta şirketlerine ve devlete ödemeleriniz ve bu işlemlerin dayandığı kayıtların tutulması ve belgelerin düzenlenmesi, gönderilmesi, alınması ve saklanması gibi tüm ticari, finansal ve resmi iş süreçlerinizin takibi büyük önem arz ediyor. 

İşin sahibi olarak işinizi yaparken bu bağlamda birçok ticari, finansal ve resmi işlemle, belgeyle ve süreçle ilgilenmek zorundasınız. Özellikle gelir ve gider belgelerinizin yönetimi ve takibini yasal düzenlemelere uyumlu şekilde sürekli ve düzenli olarak yapmak zorundasınız. İşte bunlar hep ön muhasebenin konusu!

Ön Muhasebe neden önemlidir?

Ön muhasebe olmadan şirketimi yönetebilir miyim? Cevap doğal olarak hayır! Gelirlerinizi, giderlerinizi, tahsilatlarınızı ve ödemelerinizi yakından takip etmeniz işinizde başarılı, tedbirli ve kazançlı olabilmeniz için şarttır. İşte tam da bu yüzden ön muhasebe tutmanız ve süreçleri yakından takip ve kontrol etmeniz şarttır. Böylece hem giderlerinizi hem de gelirlerinizi günlük, haftalık veya aylık bazda görebilir; herhangi bir sorun olması halinde tedbir kararları alabilir, kemerleri sıkma politikaları izleyebilirsiniz ya da kârlılığınıza dayalı mutluluktan kendinizi ve çalışanlarınızı ödüllendirebilir, büyüme operasyonları yapabilirsiniz. Amma velakin gelir gider yönetimi ve takibinde ilgisizlik ve eksiklikler olması halinde, finansal akışınızı izleyemez, zarar veya karın güncel durumuyla alakalı bilgi sahibi olmaz ve sağlıklı projeksiyon oluşturamazsınız. 

Ön muhasebe aynı zamanda yatırım yapmak, yeni malzemeler veya personel almak istiyorsanız bu hedeflerinizin ne kadarını gerçekleştirebileceğinizi görmenizi sağlayan bir izleme aracıdır. Çünkü ön muhasebe ile aylık veya dönemlik kâr/zarar durumunuzu, cirolar veya gelirleri, nakit akışınızı net bir şekilde görebilirsiniz. Bu bakımdan ön muhasebe, en az pazarlama ve satış kadar önemli ve değerlidir. 

Ön Muhasebe neler yapar?

Ön Muhasebe geleneksel olarak aşağıdaki en temel ticari, finansal ve resmi süreçleri genel olarak takip ve kontrol eder.

• Cari takip eder

Müşteriler ve tedarikçilerle yapılan her türlü işlemin kaydı cari hesap adı altında değerlendirilir. Cari, yürürlükte olan, geçerli olan anlamında eski bir muhasebe, ekonomi ve hukuki terimidir. Ödemeler, tahsilatlar, borçlar, alacaklar gibi müşteriye, tedarikçiye, çalışana veya resmi bir kuruma ait her parasal işlem o kişiyle aranızdaki cari hesaba kaydedilip takip edilir. Cari hesap takibi temelde alacak ve borçların eksiksiz ve hatasız şekilde kaydedilmesi, takip edilmesi, ilgili muhatapla gerekli dönemlerde hesap mutabakatlarının yapılması, ödeme ve tahsilat süreçlerinden yakından takip edilmesi üzerine kuruludur.

Sadece müşterileriniz ve tedarikçilerinizle olan cari hesaplarınızı değil, aynı zamanda çalışanlara ödenen ücretler, yemek bedelleri, primler ile kamu kurumlarıyla aranızdaki tüm ödemeler, tahakkuk eden vergiler ve sosyal güvenlik primleri v.b. tüm resmi ödemeleriniz için ilgili cari hesaplarınızı sağlıklı takip etmeniz gerekmektedir. 

Ovinot ile her türlü cari hesabınızı eksiksiz ve hatasız şekilde takip eder, tüm ödemelerinizi ve alacaklarınızı otomatik ve bütünleşik şekilde her an her yerden görebilirsiniz. Ödeme yapmayan müşterilerinize seçtiğiniz kriterlere göre otomatik olarak alacak hatırlatmaları gönderip, tahsilatlarınızı hızlandırabilirsiniz.

• Fatura, makbuz ve irsaliye takip eder

Gelir ve giderlerin kayıt altına alınmasında en önemli konu dayandıkları resmi ve ticari belgelerdir. Müşterilerinize kestiğiniz veya tedarikçilerinizin size düzenlediği faturalar veya makbuzlar ile irsaliye gibi belgelerin düzenlenmesi, kaydedilmesi, gönderilmesi ve saklanması iş hayatında vergi mükellefi olarak sizin önemli yasal yükümlülükleriniz arasındadır. Vergi mükellefi olarak ticari süreçlerinizdeki tüm resmî belgelerin düzenlenmesinden, 5-10 yıl gibi süre muhafaza edilmesinden ve o süreler içinde talep edildiğinde ibrazından tamamen siz sorumlusunuz.

Ovinot gibi yeni nesil bir ön muhasebe uygulaması ile e-fatura, e-arşiv fatura, e-smm (e-makbuz), e-irsaliye gibi GİB tarafından düzenlemesi yapılmış tüm e-belge süreçlerine çok hızlı geçiş yapıp kolayca kullanmaya başlayabilirsiniz. Otomatik fatura, toplu fatura, taslak fatura, proforma fatura, istisnalı fatura, muafiyetli fatura, iade fatura, özel matrahlı fatura, tevkifatlı fatura, mikro ihracat faturası, dövizli fatura veya benzeri bir makbuz gibi envai çeşit belgeyi ihtiyacınız olduğunda Ovinot ile hemen üç tıkla düzenleyebilir ve müşterinize gönderebilirsiniz. 

• Stok takip eder

Ürün/malzeme/mal satanlar için ticari süreçlerini sağlıklı yönetebilmek için hayati derecede önemli bir konudur. Depodaki (stoktaki) ürünlerin türleri, adetleri, yaşları, ömürleri, vb. birçok verinin takip edilmesi günlük iş akışının devamlılığını sağlar. Anlık stok bilgisi önem arz ettiği gibi, hangi dönemde hangi ürünlerin daha fazla satıldığı, hangi ürünlerin satılmadığı, stok devir hızı gibi birçok önemli bilgi sağlar. 

E-Ticaret süreçlerinde anlık ve otomatik stok takibi ve yönetimi büyük önem kazanmıştır. Ovinot gibi stok yönetimi ve takibi imkânı sunan ön muhasebe uygulamaları e-ticaret entegrasyonu sayesinde sunduğu otomatik veri akışı sayesinde uçtan uca stok yönetimini kolaylaştırmaktadır. 

• Kasa, banka, sanal pos ve kredi kartı takibi yapar

Kasa, banka, sanal pos ve kredi kartlarının takibi ön muhasebe süreçlerinin en kritik finansal işlemleri arasındadır. Finansal süreçlerin başında gelen bankaya yapılan ödemeler, bankadan yapılan para çıkışları, kredi kartıyla yapılan ödemeler, sanal pos üzerinden müşteri kredi kartlarından alınan tahsilatlar gibi temel işlemlerin eksiksiz ve hatasız kayıt altına alınması ticari hayatın olmazsa olmazları arasındadır.

Ovinot ile kasa ve banka hesaplarınızın takibinin yanında, sanal posunuzu isterseniz hemen alıp müşterilerinizin kredi kartlarından online tahsilat (e-tahsilat) yapmaya başlayabiliyor, 12 aya kadar taksit imkânı sunabiliyor, yaptığınız tahsilatları da ilgili cari hesaba otomatik işleyebiliyor ve ayrıca da kalan alacaklarınızın takibini de otomatik yapabiliyorsunuz. 

• Mali Müşavire belgeleri teslim eder

Küçük iş sahipleri genellikle serbest muhasebeci mali müşavirden hizmet almaktadır. Gelir gider belgelerini de her ay mali müşavirine teslim edip, muhasebe kayıtlarını düzeli olarak girmesini, defterlerini tutmasını, beyannemelerini vermesini sağlar. Ön muhasebe süreçlerinin en önemlilerinden biri de muhasebeleşecek tüm gelir ve giderlere ait belgelerin muhasebeciye teslim edilmesidir. 

Ovinot gibi Mali Müşavir Paneli olan yeni nesil bir uygulama sayesinde gelen - giden tüm belgelerinizi tek tıkla mali müşavirinize gönderin veya kendisini ücretsiz olarak ekleyin kendisi tek tıkla alsın. Mali müşaviriniz her yerden cep telefonundan da gelir ve gider belgelerinizi online olarak görebilir, inceleyebilir ve muhasebeleştirerek kayıtları ve belgeleri kullandığı muhasebe programına uygun formatta excell dosyası olarak tek tıkla kendisine alabilir.

Ön muhasebe sağlıklı nasıl yönetilir? 

Eskiden işlemlerin az olması ve işçilik maliyetlerinin düşük olmasından dolayı elle defterlere kaydedilen, dosyalar ve arşivlerde saklama ile yürütülen ön muhasebe işlemleri giderek büyüyen ve hızlanan ticari hayatta artık yeni nesil finansal teknolojilere dayalı ön muhasebe uygulamaları ile yürütülmekte ve takip edilmektedir. Küçük ve mikro işletmeler (Kobiler), şirketler, esnaf, serbest meslek mensupları veya serbest çalışanlar için ticari ve finansal süreçlerin kâğıda dayalı ve elle (manuel) yürütülmesi oldukça zorlaşmış, pahalı ve riskli hale gelmiştir. 

Ticari ve finansal hayat büyüyor, işlem adetleri çoğalıyor, mesafeler kısalıyor, işler çok hızlanıyor ve günün her saatine yayılıyor. Küreselleşen dünyamızda işini iyi yöneten ve takip eden her iş sahibi ön muhasebenin önemini bilir. Gelişen ve hızlanan dünyaya ayak uydurmamızın ara çözümlerinden biri her eğitimli iş sahibi için Excel olmuştur. İyi bir Excel kullanıcısı işlerini defterlerde ve elle takip edenlere göre çok daha verimli takip eder. 

Günümüzde ve yakın gelecekte ofise, mekâna, bilgisayara bağımlı olmadan her an her yerden işlerimizi, ticari ve finansal belge ve bilgilerimizi dijital ortamda mobilden de takip edebilir, tüm işlemlerimizi bütünleşik ve otomatik yürütebilir olmamız için Excel yeterli olmamaktadır. 

Ticari ve finansal işlemlerinizi en iyi eşsiz kullanıcı deneyimi sunan, eğitim gerektirmeyen, hızlı edinilebilen, kolay kullanılabilen, güvenilir, bütünleşik ve sürtünmesiz hizmet veren, müşteri desteği güçlü rahat ettiren ön muhasebe uygulamalarıyla yönetebilirsiniz. Mali Müşavirinize de danışarak sizin için en uygun bulut ön muhasebe uygulamasını kullanmaya başlayın, rahat edin.

Eğitim gerektirmeyen, ücretsiz ve kredi kartı bilgisi girilmeden 30 günlük deneme süresi olan, web tabanlı mobil uyumlu yeni nesil bir bulut ön muhasebe uygulaması olan Ovinot, ön muhasebe, gelir-gider yönetimi, ödeme ve tahsilat, stok ve cari hesap takibi, sanal pos ve banka hesap hareketlerinizin takibi süreçlerinizde ihtiyacınız olan tüm özellikleri ve işlevleri sağlayan her an her yerde yanınızda olan yetkin ve uzman bir dijital asistanınız olarak düşünebilirsiniz.

Ovinot, işiniz için yeter. 

Ovinot’un size uygun üyelik paketlerini incelemek için lütfen buraya tıklayınız.